Op Mediahuis werken de technologieteams met ‘teamcoaches’. Of procesbegeleiders zo je wil. Ik zal het maar meteen bekennen: toen ik hoorde van teamcoaches en wat die moeten doen, dacht ik eerst iets in de zin van ’kan niet iedereen gewoon zijn werk doen, dan is dat allemaal niet nodig.’ Maar ondertussen denk ik daar helemaal anders over. Ik zou zelfs voorzichtig durven zeggen dat ik fan ben. 🤯
Wat moeten die teamcoaches dan doen? Zij zorgen dat het proces in een team zo optimaal mogelijk verloopt. Wat ze daar concreet moeten voor doen, wisselt van team tot team. Bij het ene moet je het onderlinge vertrouwen herstellen, bij andere moet je zorgen dat de luide stemmen de rest niet onderdrukken. Sommige teams hebben nood aan eens een goeie diepe discussie over een onderwerp, andere moeten dan vooral eens buiten komen en in team iets anders doen dan werken.
Is dat niet iets wat de 'baas’ moet doen? In een hiërarchische wereld misschien wel, al heeft die baas daar meestal weinig tijd of inspiratie voor, en dan schiet dat er als eerste bij in. In 2020 werken echter steeds meer bedrijven niet strikt hiërarchisch, maar met open teams die in meer of mindere mate zelfsturend zijn, of althans meer in controle zijn van hun agenda. Dan is het proces een van de belangrijkste ingrediënten voor de lijm die een team aan elkaar hangt, samen met duidelijke doelstellingen en helderheid rond de noden die ze moeten oplossen.
Een collega liet me weten dat voor hem teamcoaches bijvoorbeeld cruciaal zijn in het organiseren grotere sessies met veel mensen uit verschillende teams. Dat kan namelijk algauw leiden tot chaos als je het proces niet bewaakt. Hij zei me:
“Teamcoaches zorgen dat iedereen goed voorbereid is, dat de verwachtingen goed zitten en dat mensen tijdens de sessie iedereen on topic blijven.”
Waar ik nu meer en meer van overtuigd ben, is dat je de idee van teamcoaches op nog veel meer plekken in een bedrijf kunt gebruiken. In mijn huidige opdracht bij Mediahuis ben ik alvast begonnen met een teamcoach toe te voegen aan een multidisciplinair team dat met apps bezig is en bij mijn eigen team dat werkt rond het uitvoeren van de digitale strategie. In die teams zitten nauwelijks technologieprofielen. Het zijn meer mensen met een redactie- en of marketingachtergrond. Ik zie nu al dat het nut zal hebben om ook in deze teams een teamcoach in te schakelen.
Voorbeeld bij mijn eigen team: dat zijn allemaal hoge profielen met een mening, een visie. Dan is het handig dat een coach erop wijst dat 1 iemand teveel aan het woord is en de rest te weinig. Of dat hij of zij de werkwijze van onze meetings in vraag stelt. Moet er echt een verslag zijn? Of moet je niet vooral werken aan een heel concrete todo-lijst, zodat iedereen met een duidelijke agenda naar buiten gaat. En in welke tool ga je dat allemaal bewaren? In een ‘kanban-bord’ (zie foto hieronder), in Microsoft Teams, in Slack, …
Voor wie zich afvraagt wat 'Kanban' is: dit soort kolommetjes waar je todo's kan doorschuiven van 'to do' naar 'done'.
Ten slotte nog 1 tip van goudwaarde: op het einde van een vergadering 5 minuten voorzien voor feedback: hoe vond je deze meeting op een schaal van 1 tot 5 en in een paar woorden uitleggen waarom. Je leest het allemaal in managementboeken, maar pas als je het ook echt gaat doen, voel je de meerwaarde. 😎